Desde o ano de 2020, muitos empresários tiveram a necessidade de acelerar os seus negócios devido às restrições que a pandemia da COVID-19 colocou. O digital ganhou uma relevância que nunca antes tinha tido. Se houve uma coisa que esta pandemia mostrou aos nossos empresários, foi a necessidade de trabalhar melhor e de forma mais organizada!

Este assunto não é tão técnico, mas quando recebi o convite para escrever este artigo estava a implementar vários projetos sempre com o mesmo objetivo: Otimização de processos através de aplicações web!

Talvez esteja errado, mas sinto que grande parte dos negócios que conheço são extremamente desorganizados ou ainda usam métodos muito tradicionais para a organização da empresa e dos colaboradores.

Falta de otimização leva a desperdício

Ora vejamos: quantos de vocês não conhecem empresas que no seu departamento comercial, cada membro tem a sua agenda, trata tudo por telefone e só usa emails para enviar propostas e documentos aos seus clientes?

Agora pergunto: como é que o gestor desse negócio sabe quantas propostas foram enviadas? Quantas foram efetivamente fechadas e o estado de cada uma delas? Aposto que conhecem várias empresas assim.

Nos últimos anos já perdi a conta a quantos projetos coordenei e desenvolvi com o objetivo de otimizar processos de gestão, e não só. Empresários que perceberam que era uma lacuna nos seus negócios e feitas as contas muitas vezes desperdiçam recursos que podiam ser alocados a outras tarefas e projetos.

Deixo outro exemplo sobre a questão de desperdiçar tempo e recursos: uma instituição nacional, que todos os anos fazia a avaliação a outras instituições através de um relatório anual, necessitava ter um colaborador alocado 2 a 3 meses a receber os dados dessas instituições, tratar esses dados, criar gráficos manualmente, e no fim pegar em toda essa informação compilada e colocar num só documento, instituição a instituição!

Hoje em dia e depois de sermos consultados, todo este trabalho demora menos de duas horas a ficar completamente pronto e o colaborador responsável pode estar numa praia a fazê-lo.
Simplesmente só precisa de importar uma folha de excel para a aplicação web e carregar num botão: “Gerar relatórios”. Ao fim de alguns minutos todos os relatórios estão prontos a ser enviados e até isso pode ser feito pela plataforma.

Quanto tempo para outras tarefas não ganhou este colaborador?

Mas afinal, porque é importante a otimização de processos?

Se leram este último exemplo, é perceptível a principal vantagem: ganhos de tempo e consequentemente rentabilidade, é isto que uma simples otimização pode significar.

Mas existem outros aspectos, no exemplo do departamento comercial que referi primeiro, com uma aplicação ou mesmo uma folha de cálculo partilhada por todos os comerciais da empresa, o administrador tem um relatório em tempo real de quantas propostas existem pendentes e quantas foram aceites.

Outro fator importante, é aquilo a que chamo, o ciclo de vida da informação, nesse mesmo exemplo comercial, ao registar todas as interações entre os comerciais e o cliente, é muito mais fácil outro colega poder assumir o processo do cliente e analisar o estado de todas as comunicações e propostas entre o cliente e a empresa.

Todo esse registo e troca de informações é também importante porque estamos a recolher o máximo de dados possíveis para a elaboração de relatórios, que mediante cada caso que estamos a analisar, podem ser utilizados para a definição de objetivos, campanhas e estratégias.

E porquê usar uma aplicação web?

Na minha opinião a resposta é simples, uma aplicação web está disponível em qualquer lugar, em qualquer dispositivo e em tempo real, através de um simples browser. Outra vantagem de usar aplicações web são as integrações com outras ferramentas através das suas API’s.

Como implementar a otimização e o que devemos ter em conta?

Quando sou consultado para ajudar a otimizar processos através de aplicações web começo sempre por analisar o problema nestas 3 abordagens:

1. Encontrar uma ferramenta pré-feita que se possa enquadrar às necessidades;
   Vantagem: solução normalmente menos dispendiosa;
   Desvantagem: normalmente não é possível adaptar a 100% às necessidades e não permite personalização;
   
   
2. Utilizar várias ferramentas que permitam integração umas com as outras;
   Vantagem: aproveitar os pontos fortes de cada ferramenta;
   Desvantagem: informação espalhada e curva de adaptação maior por serem várias ferramentas;
   
   
3. Ferramenta desenvolvida à medida.
   Vantagem: adaptação 100% às necessidades do negócio;
   Desvantagem: custos de implementação mais elevados e prazo de entrega mais longo.

Mas atenção, antes de pensarmos como vamos implementar é muito importante olharmos para o negócio e definirmos quais os processos que queremos que sejam otimizados.

Temos de ter em conta que cada negócio tem a sua própria maneira de trabalhar e como eu defendo “São as ferramentas que se adaptam aos negócios e não os negócios às ferramentas”.

Ainda antes de saber qual a abordagem a utilizar: uma ferramenta pré-feita, utilizar várias ferramentas integradas ou desenvolver algo de raiz, devemos perceber quais as necessidades atuais e quais as possíveis necessidades futuras (muitas vezes já a pensar na transformação do próprio negócio), pois isso poderá fazer a diferença na implementação inicial ou pelo menos na escalabilidade do projeto.

Temos de perceber que qualquer uma das abordagens escolhidas poderá sofrer alterações com a evolução do negócio e com novas necessidades.

Depois das necessidades recolhidas é necessário definir um budget – o mais realista possível – escolher a equipa e a abordagem que melhor se adapta a essas necessidades (e novas que podem surgir).

Conclusão

Deixo apenas uma nota que tudo o que escrevo tem como base a minha experiência no planeamento e desenvolvimento de soluções deste tipo. Muitas vezes pode ser um processo aborrecido e demorado mas tenham em mente que devemos sempre simplificar os processos da empresa o quanto antes. Penso que se muitos negócios olharem para esta problemática, documentarem e otimizarem os seus processos internos, a produtividade dos seus negócios poderá disparar com retorno de investimento nunca antes visto.

Fico ao vosso dispor para discutir esta problemática e possíveis soluções se pretenderem. Obrigado.