Numa altura em que ainda não viajamos no tempo para que possamos recuperá-lo o melhor é mesmo aprender a optimizar os nossos processos de trabalho (e acreditem, existem vários, é só encontrarem o que melhor se adapta a vocês). A gestão de tempo é um tema muito cobiçado, principalmente pelos que muito fazem e ainda mais querem fazer.

Os glutões do nosso tempo de trabalho

Um dos maiores problemas da quebra do nosso planeamento é exactamente a interrupção. Cheguei à conclusão que não era eu a mandar na minha agenda e planeamento mas sim todos os factores que me rodeiam, sejam eles chamadas, emails, notificações, a campainha… ou até mesmo o meu pensamento a levar-me para todo o lado menos para o trabalho.

Somos constantemente interrompidos, alertados e envolvidos em burocracias que nos desviam do que realmente temos de fazer. Tempo para nos focarmos numa só tarefa, num só trabalho, no nosso melhor trabalho!

Cada vez mais perdemos este tempo, tempo em que nos dedicamos a 100% a uma tarefa. A cada acção corresponde um momento de tempo, um momento de concentração, um momento de foco. Sofrermos com constantes interrupções não ajuda a construir o nosso melhor trabalho. Pelo contrário, faz-nos trabalhar ainda mais, a correr ainda mais atrás do prejuízo.

Sermos nós a mandar

Todas as técnicas que podemos aplicar e testar para gerir processos e tarefas de nada valem se não tivermos controlo sobre o nosso tempo. Parece uma afirmação meio utópica mas é talvez das conclusões mais absurdas a que eu cheguei nos últimos tempos

Realmente eu perdia, e ainda perco, muito o controlo sobre o meu tempo deixando-me levar por outras coisas que se atravessaram à frente ou até mesmo pela ansiedade de tentar manter uma inbox zero.

Por exemplo, posso ter um lindo Bullet Journal preenchido com as tarefas do dia mas se eu não tiver controlo sobre as minhas acções e o tempo que vou dedicar a cada uma delas, de nada me vai ajudar. A não ser ao chegar ao final do dia e perceber tudo o que não fiz, e daqui sai a frustração.

Ter consciência real do tempo de cada tarefa

Podemos ser bons no que fazemos, podemos até ser rápidos, mas também não vale a pena sermos os super-heróis das mil tarefas diárias (eu sei que às vezes conseguimos tal efeito). Por isso temos de ter consciência de quanto tempo precisamos para cada tarefa, e principalmente ter consciência do tempo que vamos ter disponível é meio caminho andado.

Se é o dia de uma tarefa grande que leva mais tempo se calhar não podemos atender tantas chamadas ou responder a tantos emails por exemplo. “Tomorrow never dies” e voltamos sempre ao trabalho…

Termos o controlo das nossas ações

Num mundo ideal trabalharíamos quando queríamos, no nosso timing, e ao nosso ritmo mas isso não acontece, pelo menos não comigo. Mas ter controlo sobre nós é muito importante. Se estamos num dia em que realmente precisamos de nos focar, de realizar tarefas, então vamos manter esse rumo.

O que tenho feito?

• Desligo o telemóvel (airplane mode mas atenção que o wi-fi continua lá).
• WhatsApp desligado.
• Email fechado
• Notificações off

A minha rentabilidade durante estes períodos de tempo aumentou bastante e reflectiu-se na qualidade do trabalho. O meu tempo de resposta aos emails baixou, mas comparativamente prefiro fazer um melhor trabalho, e mesmo assim consigo responder aos emails (depois de fazer o que estou a fazer).

Não foi à toa que a app Freedom teve o sucesso que teve. É tão simples quanto uma app que bloqueia o acesso a sites nos nossos devices e onde podem determinar por quanto tempo os bloqueiam. Podem até criar grupos e listas de sites e estabelecer horários para não serem interrompidos naquelas alturas. Sejam sites que usam frequentemente, redes sociais, o que quiserem. Why?

“A melhor gestão de trabalho é quando somos nós a mandar no tempo.”

Termos o controlo de como as ações dos outros nos afetam

A palavra urgente ganhou significados diferentes ao longo dos anos, e diferentes até para cada
um de nós. Medir a urgência de um email, de uma chamada, de um trabalho é tarefa difícil. E
todos nós precisamos de aprender a medir esta urgência.

O que é realmente urgente?

• É mesmo preciso responder àquele email naquele segundo?
• É mesmo preciso responder no WhatsApp naquele momento?
• Temos mesmo de responder nas redes sociais naquele segundo?

Já pensaram na ansiedade que isso provoca?

Podemos talvez deixar uma “slot” do nosso tempo para nos dedicarmos a estas tarefas. São chamadas as tarefas superficiais, aquelas de que não precisamos de estar totalmente isolados em concentração total mas que conseguimos despachar e resolver facilmente. Por isso, o ideal é dedicarmos uma “slot” de tempo para tratarmos delas.

Conclusão

Acima de tudo, todos temos métodos de trabalho diferentes, não fossemos todos seres individuais e emotivos, mas a verdade é que todos trabalhamos ao nosso ritmo e à nossa maneira. Só temos de encontrar o ritmo e a maneira adequada para sermos ainda melhores e chegarmos ao final da semana com o sentido de realização e trabalho feito. Fugir da frustração do trabalho por fazer, das tarefas infindáveis e ganhar ainda mais motivação para trabalhar.

Deixo o desafio de tentarem perceber, na última semana de trabalho, quanto do trabalho que fizeram foi superficial ou realmente tarefas em que tiveram verdadeiramente focados e concentrados em realizar!