Trabalhar em fusos horários diferentes pode ser difícil. Pode. Mas, na verdade, não tem de o ser. Há processos a considerar e ferramentas que podemos implementar para tornar este desafio muito mais fácil. O mais importante é que toda a equipa esteja sensível às diferenças horárias—especialmente quando a maioria dos elementos partilham o mesmo fuso horário e só há um elemento que está numa diferente região do mundo. 

Ter atenção aos horários dos colegas

Na verdade, não basta que a restante equipa que partilha o mesmo fuso horário tenha em consideração as horas em que o outro elemento não está disponível. Mais do que isso: é importante que tenham em atenção os horários as reuniões em grupo, ainda que por call. A passagem de informação no fluxo de trabalho deve ser feita nos canais corretos, para que o elemento que trabalha no fuso horário diferente possa trabalhar quando os restantes membros não estão disponíveis. 

Estas questões também são aplicáveis aos gestores da empresa e às decisões que tomam, em relação, por exemplo, às ferramentas que toda a equipa utiliza. Deve ser feito um investimento em ferramentas de qualidade, que respondam às necessidades da equipa como um todo e individualmente. Para que tudo funcione corretamente, e se tire o maior partido destas ferramentas, deve-se assegurar que toda a equipa sabe fazer o uso mais apropriado das mesmas. 

Organização em diferentes horários

Na WEbrand—e para mim, em específico, que sou o único a trabalhar num fuso horário com 5 ou 6 horas de diferença da restante equipa—a ferramenta mais básica e prática é a partilha de pastas. Usamos o GSuite para que todos possamos ter acesso aos documentos partilhados e bem organizados nas pastas do Google Drive. Esta organização é muito útil, porque se enquanto eu estiver a trabalhar e precisar de um documento que determinado colega de equipa tem—e, por causa das diferenças horárias está a dormir enquanto eu trabalho—não tenho que esperar até ao dia seguinte para que acorde e me envie o tal documento. 

Mas a ferramenta por si só não é suficiente. É crucial que todos na equipa tenham um bom sentido de organização, para que todos saibam onde colocar e onde encontrar os diferentes documentos. 

Outra tool bastante útil é o gestor de tarefas. Nós usamos o Asana e damo-nos muito bem com essa solução, mas existem muitas outras alternativas semelhantes que podem ser consideradas. Especialmente se a equipa trabalha sob a metodologia agile. A importância desta ferramenta está no fluxo de trabalho: sabemos exatamente em que é que cada elemento da equipa está a trabalhar, o que tem para fazer a seguir e assim podemos definir deadlines para tarefas que precisam de ser completadas, para que os restantes colegas possam continuar com o seu trabalho. A organização nestas ferramentas passa também pela associação de cada tarefa a um projeto e a uma pessoa específica da equipa. Tarefas que não estão alocadas a ninguém têm tendência a ficar esquecidas. Se o nome da tarefa não for suficiente, deve-se incluir a respetiva descrição, onde se dá mais informações e detalhes. Assim, quando alguém da equipa estiver online e pegar em determinada tarefa, consegue saber exatamente o que é pretendido, mesmo que a pessoa que criou a task não esteja disponível para explicar.  

Comunicação em horários diferentes

Existem inúmeras formas de comunicação com a equipa, com ferramentas muito distintas. Na WEbrand Agency, usamos o email como o principal meio de comunicação com os clientes. Já o Slack é usado para a comunicação interna. São muito díspares as opiniões sobre ferramentas como o Slack (ou MS Teams ou HipeChat): será que é de facto uma ferramenta útil ou é apenas uma app que dispara notificações contínuas e não te permite concentrar, interrompendo-te o dia todo? Esta última observação pode ser verdade, mas como em outras ferramentas, depende do uso que lhes dás. Então, quando preciso de me concentrar ou terminar determinada tarefa, sem interrupções, fecho o Slack ou pauso as notificações por uma ou duas horas. Mas não sem antes avisar os meus colegas que estarei offline durante esse período de tempo. 

Como é normal em agência, há sempre várias discussões a decorrerem, documentos a serem partilhados, sobre os diferentes projetos que temos ativos. Por essa razão, é também crucial que haja uma organização por grupos e canais para os diferentes projetos. Desta forma, posso consultar as trocas de ideias que aconteceram em cada projeto e acrescentar a minha opinião—mesmo algumas horas depois. 

A importância da integração de ferramentas

A melhor parte deste workflow é que temos as diferentes ferramentas integradas para cada projeto em que estamos a trabalhar: há um projeto no Asana interligado com o canal do Slack. Assim, quando alguma coisa é atualizada no Asana, surge uma mensagem automática no respetivo canal do Slack. Por exemplo: nova tarefa criada, tarefa marcada como completa, mudança da deadline da tarefa, etc. Também temos o Google Drive integrado, o que permite que sempre que alguém partilha um link para um documento, o Slack gera uma preview desse ficheiro. E assim, é muito mais fácil do que ter que verificar o Asana de hora a hora para confirmar se há novidades em relação aos projetos em que estamos a trabalhar ou se fui alocado a novas tasks. Esta possibilidade também facilita quando pretendemos partilhar determinado ficheiro que está no Google Drive com a equipa, sem ter que o fazer através do menu de partilha. 

Claro que tinha que haver um “mas” em tudo isto. Quando a pessoa que está num fuso horário diferente chega ao “escritório online”, não é capaz de começar a trabalhar imediatamente nas tarefas que lhe foram atribuídas. Há sempre uma série de mensagens (centenas delas, por vezes) e emails para serem lidos. Então, antes de começar o dia de trabalho propriamente dito, há que dedicar cerca de meia hora a essas leituras, para que depois possa começar a trabalhar no ritmo normal e inteirado de todos os assuntos. Levanta-se a mesma questão quando é para toda a equipa de reunir em call. Se já se sabe que determinada pessoa, que está no fuso horário diferente, chega a X horas, convém não marcar a call para essas X horas, mas deixar, pelo menos, meia hora para que se inteire de tudo. Assim estarão todos com acesso a mesma informação e a comunicação flui mais facilmente.  

Conclusão

Trabalhar em diferentes fusos horários traz novos desafios, que podem facilmente ser ultrapassados com a chave da questão: a consciencialização. Se cada membro da equipa estiver consciente das diferenças e respeitar o tempo dos colegas, se seguir os procedimentos e der às ferramentas o uso mais indicado, o desenvolvimento do trabalho não será afetado pelas diferenças de fuso horários.