Boas Práticas de Trabalho Remoto na WEbrand Agency

Olá. Se chegaste até aqui é porque estás em vias de fazer parte da equipa WEbrand Agency e, portanto, de te tornar um WEbrander! Só por isso, já estás de parabéns!

Na WEbrand Agency prestamos serviços de marketing e comunicação digital focados em aumentar as vendas e em melhorar a presença online de marcas e empresas. Criamos soluções e ferramentas digitais que permitem otimizar resultados e a eficácia de qualquer negócio.

Trabalhamos segundo o lema WE ARE ONE BRAND. YOURS. E isto é muito mais do que um claim bonito. Representa o empenho e dedicação que colocamos diariamente em todos os projetos que abraçamos, marcas que lançamos e clientes que trabalhamos.

Já deverás saber neste momento que a WEbrand Agency foi a primeira empresa em Portugal exclusivamente remota. Estamos registados em Coimbra mas o nosso escritório é o Mundo – sempre estivemos em teletrabalho e sempre estaremos. Somos uma equipa que acredita na responsabilidade individual e nas vantagens de trabalhar de forma remota e colaborativa. Defendemos que a nossa mentalidade e forma flexível de trabalhar estimula a criatividade e a produtividade, permitindo entregar resultados de forma mais rápida, com melhor qualidade e de forma mais competitiva.

O teletrabalho em equipa implica organização, disciplina, utilização de ferramentas específicas e cumprimento de algumas boas práticas que fomos aprimorando ao longo dos anos. Esta página é, portanto, o resultado do contributo de vários colegas que passaram pela WEbrand Agency. Quando começámos, ninguém em Portugal acreditava neste modelo de trabalho, agora servimos de exemplo para muitas empresas e organizações. Por isso, convidamos-te a conhecer em baixo as ferramentas que usamos e algumas boas práticas que deverás ter em conta.

Bom trabalho no teu futuro na WEbrand Agency 🙂

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Ferramentas de trabalho essenciais:

Slack [comunicação interna]
Google Drive / Google Spreadsheets
Google Meet [para reuniões]
Google Calendar
Canva
Envato Elements

O Slack é o nosso “escritório virtual” e onde nos “encontramos” todos os dias para comunicar e trabalhar em equipa. É parte fundamental da nossa comunicação interna e organização enquanto agência. Tutorial aqui, que deverás ver antes do teu primeiro dia.
O nosso Slack encontra-se organizado em canais que correspondem a projetos/clientes. Nesses canais, estão apenas os colegas que fazem parte da equipa alocada a esse projeto/cliente. No entanto, existem canais de Slack onde se encontram todos os elementos da equipa e onde se incentiva a partilha de informações genéricas, curiosidades, gostos, preferências, vídeos, etc (canais #random e #novidades-e-informações, por exemplo).
Os canais de slack têm várias threads marcadas com explicações, guias de boas práticas e dicas úteis. Estas threads devem ser lidas e tidas em conta.
O slack permite-nos utilizar estados que comunicam o que estamos a fazer. É uma excelente forma de dar informação aos colegas, ajudando-os a situarem-se no estado de certos projetos ou entregas que tenhamos para fazer.
A cada dia, deves cumprimentar e despedir-te da equipa no Slack e informar os momentos de ausência temporária ao longo do dia no canal próprio para o efeito (#geral-equipa).
Ausências prolongadas no tempo (férias/folgas/indisponibilidades) devem ser comunicadas no canal próprio para o efeito (#rh).
Períodos de férias ou faltas justificadas (consultas, etc.) devem ser validadas com o Henrique e posteriormente informadas à equipa e cada um deve monitorizar no Calendário de Férias o ponto de situação da equipa. A marcação de férias por período superior a uma semana deve ser validado previamente em equipa, de forma a não impactar os processos de trabalho.
Deves estar especialmente atento/a aos canais de Slack nos quais tens responsabilidades acrescidas no projeto/cliente. Ter sempre em atenção às menções (quando és identificado/a) e às conversas (threads). É fundamental não deixar nunca um colega ou tarefa pendente de resposta.
Evitar o envio de mensagens privadas com informações importantes sobre trabalho e que deva ser do conhecimento de todos os colegas alocados ao mesmo projeto/cliente. A informação deve estar pública e ser acessível por todos e a qualquer momento.
Deves dar resposta e feedback no Slack, no mínimo através de reação com emojis (✔) às mensagens dos colegas, para saberem que foram lidas e vão ter seguimento. Todas as threads do slack devem ser lidas, não só as threads onde somos marcados ou onde o canal é marcado.
Gestão de expectativas é muito importante: responder e informar os colegas sobre quem fará o quê, como e quando, momentos de disponibilidade e ausência, frustrações, alegrias e tudo o que sentires necessidade de partilhar.
Idealmente e sempre que possível, as reuniões devem ser marcadas e planeadas atempadamente em Google Calendar e dessa forma decorrerão via Google Meet.
Procurar reunir em call regularmente, com os colegas alocados a cada projeto, para fazer pontos de situação. Incentiva-se também reunir em call no caso de mal entendidos ou mensagens que sejam mais complexas de responder via texto.
É importante deixar no respetivo canal um ponto de situação/resumo de temas, próximos passos, intervenientes e decisões discutidas em call.
Podes e deves motivar os colegas dando feedback positivo (ou negativo, mas construtivo) sobre o seu trabalho.
Interagir bastante com a equipa, partilhar GIFs engraçados, emojis e outras reações no Slack, sempre que se proporcionar. Não esquecer a importância de manter os colegas motivados e combater o isolamento que alguns possam sentir.
Minimizar os anexos de email e documentos feitos e atualizados offline – tudo deve estar acessível e disponível para toda a equipa na sua versão mais atualizada e em qualquer momento. Para isso, usamos Google Drive e Google Spreadsheets – tutorial aqui. Ter sempre muita atenção às definições de acesso e partilha de documentos a pessoas externas à WEbrand.
Incentivam-se todas as opiniões, críticas e comentários que contribuam para a melhoria da empresa, da sua forma de trabalhar e do seu crescimento e evolução. É valorizada a curiosidade, vontade em aprender, proatividade, disponibilidade, empenho e foco nos vários projetos da WEbrand Agency e dos seus clientes.
No Linkedin, cada colaborador deverá identificar que trabalha na agência, colocando quais as suas funções dentro da equipa. É também aconselhada e será valorizada a utilização de cover de perfil da agência.
Existe um endereço de email [email protected] para onde poderás encaminhar/enviar emails que possam vir a ser do interesse de toda a equipa (todos recebem).
No primeiro dia de trabalho deves garantir uma fotografia para a assinatura de email e para colocar na página da equipa, a par de uma bio (pequena descrição).
Todos os elementos da equipa devem seguir as redes sociais da WEbrand Agency e reagir às suas publicações, bem como dos vários projetos internos: